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科技查新质量保证和监督制度

时间:[2018-06-04]  来源:


   为进一步加强科技查新的质量,提高查新服务水平,河南大学科技查新中心根据国家科技部颁发的《科技查新规范》,特制定科技查新质量保证与监督制度。

一、查新质量

根据《科技查新规范》对查新工作质量的要求,通过文献检索质量和查新报告质量两项指标对科技查新的质量进行评价。

(一)文献检索质量

文献检索质量是整个查新质量的基础,检索质量的好坏直接影响到查新报告结论的准确性,即直接影响到查新报告的质量。检索质量可以从检索的全面性和准确性两个方面进行评价。

1.检索全面性

“查全”与“查准”是用于判定情报检索系统检索性能的两个标准。查新检索是对项目内容新颖性的检索,具有较高的查全要求,需要相当数量的文献,在查全的基础上追求查准率。检索的全面性主要受查新点分析、检索标识、检索范围、检索年限、检索途径、检索策略、检索结果的检验与调整等因素的影响。

1)查新点分析

查新点分析是指查新人员在对项目内容全面了解的基础上,根据查新委托人对查新项目的科学技术要点等新颖性的查询要求和管理部门的查新规定,将需要查新的内容(一般多为主题)用数个查新要点(单主题)清楚地表示出来,即分解开来,以便于找准查新点,选择相关文献,并进行比较,最终得出针对性强的公正、客观结论。该指标反映了查新人员对查新项目的实质内容的掌握程度,是检索的前提,是对比分析与论述的依据,是查新质量一个较为重要的影响因素。要求全面准确地理解查新内容,找准查新点。

2)检索标识

如果说“查新点分析”是概念分析整理的过程,那么检索标识的确定便是概念的转换。检索标识是指通过对查新项目的主题分析将自然语言转换成规范化语言,即确定检索入口的问题,包括分类号标识和主题词标识,这是影响检索质量全面准确的一个很重要的因素。要求检索标识的标引全面准确,逻辑组配合理。

3)检索范围

检索范围是指根据查新项目所属专业选定的检索工具、期刊和资料。检索范围应当符合具体要求,做到大小合适。

4)检索年限

检索年限是指根据查新项目专业所属特点选定的检索时限。有些基础学科的项目要求检索的时限较长,而一些新兴学科的项目则要求检索时限较短。查新人员应当遵循《科技查新规范》的规定检索年限来确定检索年限。

5)检索方法

检索方法是指查找文献信息的具体方法,分为手工检索和计算机检索两种方法。《科技查新规范》规定:应当以机检为主,手检为辅。这是因为,机检能够满足检索范围广、速度快等要求,是提高查新效率的保证,而手检是对机检的必要补充,手检主要现刊和机检数据库所未收录的出版物,可弥补某些数据库时差和收录范围的不足。机检与手检配合才能得到满意的检索结果。

6)检索途径

检索途径主要是指手工文献检索采用的途径,其中常用主题与分类途径,其他诸如关键词、著者途径等,需根据检索工具书的特点采用配合使用的方法。主题途径检索具有专指性,而分类途径检索则具有系统性,两者交替配合使用可使检索更加全面。

2.检索准确性

检索准确性是指针对查新项目的检索结果与实际情况的“偏差”的属性。为了提高检索准确率,需要针对查新检索所得的文献进行逐一相关性判断,并根据查新项目的查新点与文献的符合程度对相关文献进行分析。要求查准率要高,分析准确、客观。

(二)查新报告质量

查新报告是查新机构用书面形式就查新事务及其结论向查新委托人所做的正式陈述,是查新检索结果的反映,是针对查新点将文献检索结果与查新项目进行对比分析,并由此得出查新项目的新颖性情况的报告,其质量情况主要由对比分析质量、结论质量和表述质量反映。

1.对比分析质量

有比较才有鉴别,比较是分析、综合、结论的基础,对比分析的充分与否,直接影响着结论的客观与公正。

1)对比分析针对性、可比性

查新的最终结果是要回答查新项目是否具有新颖性,但不是针对项目的全部内容,而是针对其中的新颖性部分,即项目的核心内容,技术要点。对比分析是指针对查新点进行纵向或横向的定性、定量分析,必要时对核心内容进行列表对比,使人阅读后一目了然;可比性则是指对比资料的同质性,比如某项成人血液检测指标不能与儿童的同一指标对比。对比分析既要有针对性,又要有可比性。

2)对比分析准确性

对比分析的准确性是指对比分析所用资料来源引用准确,引用资料的数据准确。

3)对比分析引用文献相关性

对比分析引用文献相关性是指对比分析相关文献中相关度高的文献引用情况。要求对检出文献进行逐一的相关性对比判断,并根据查新项目新颖点与检出相关文献间符合程度进行分级排列,分门别类列出。对于相关度高的文献,不能漏引。

2.结论质量

查新结论质量可以从以下几个方面来考察:

1)结论的客观性、公正性、准确性

客观性、公正性、准确性是结论质量中最重要的三个指标。查新结论应当客观、公正、准确、清晰地反映查新项目的真实情况,不得误导。所谓客观是指,报告结论是按照文献关于事物的本来面目给出的,没有查新人员个人的偏见;公正是指,报告结论应当不含有任何个人的偏私;准确是指,报告结论完全符合实际。

《科技查新规范》第9部分规定:查新报告中的任何分析、科学技术特点描述、每一个结论,都应以客观事实和文献为依据,完全符合实际,不包含任何个人偏见。

2)报告结论的决策参考性

查新工作不仅服务于科研人员、评审专家,也服务于科研管理部门,其服务对象对查新结论决策参考性的反馈意见,在一定程度上反映了查新质量。

3)报告结论的逻辑性

结论逻辑性是指结论是否恰当,论据是否充分,报告是否具有条理性。结论的情报学评价源于检出文献,经过分析、对比、综合、概括等逻辑思维过程得出,符合逻辑思维规律,才能具有说服力,令人信服。

3.表述质量

1)报告文字的简洁性、正确性

报告语言简洁性是指报告的文字表述情况。查新结论的措词必须严谨、确切,文风朴实,言简意赅。《科技查新规范》第9部分规定:查新报告应当采用描述性写法,使用规范化术语,文字、符号、计量单位应当符合国家现行标准和规范要求;不得使用含意不清、模棱两可的词句;应当包含足够的信息,使得查新报告的使用者能够正确理解。

2)报告格式规范化

报告格式规范化是指,按照统一的格式要求填写查新报告的每一款目。形式服务于内容,没有规范的格式要求就不可能有高质量的查新报告,因此,这是一个重要的表述质量指标。《科技查新规范》第9部分规定:查新报告应当采用科学技术部规定的格式。

二、质量监督

河南大学科技查新中心采取以下措施对科技查新质量进行监督

(一)查新员自检。查新员应根据《河南大学查新工作实施细则》的程序,对所负责的查新项目进行自检。

(二)审核员审核审核员应根据《河南大学查新工作实施细则》的程序,对查新项目的程序和质量进行审核。审核中发现问题的,应及时修改并向查新员指出。如果发现重大质量问题,应进行记录。

(三)依据ISO9000质量管理文件的规定,对科技查新的目标、过程等相关观测点进行质量检索、内部审核,每年一次外部审核,发现问题或不合格项则进行记录,并提出整改要求。

(四)科技查新中心定期分析用户反馈的意见和建议,对用户的投诉及时分析处理,持续改进查新质量,提高用户满意度。

(五)科技查新中心不定期邀请查新专家对相关专业的非保密性查新报告进行评审,对存在问题加强学习和培训,并进行整改。

(六)制定并完善《科技查新人员岗位职责》和《科技查新人员培训制度》,从根本上确保查新人员素质和履行工作的能力,满足科技查新工作要求。注重查新人员的知识更新和进修。

(七)图书馆每年制定的文献资源建设方案,应当充分考虑科技查新所需文献资源因素,由查新人员代表参与审核,以确保查新资源满足需求。

(八)制定并完善《科技查新委托须知》和《科技查新用户须知》,明确委托人在查新过程中的义务,配合查新员共同完成课题的科技查新工作,使得查新员能及时与委托人进行充分的交流和沟通;同时告知委托人完成查新工作所需时间,确保查新员有足够的时间完成查新工作。

(九)制定合理的《科技查新工作流程》,并要求查新员严格执行工作流程中环节,避免遗漏任何一个环节,造成质量问题。

(十)查新员严格按照教育部推荐的查新报告格式和要求撰写《科技查新报告》,经审核员严格审核,确认后加盖教育部科技查新专用章。

(十一)建立查新咨询专家名录,必要时查新员可针对有关课题问题征询专家意见。定期听取学校科研处对查新工作的意见和建议。

(十二)通过落实查新责任,提高查新员和审核员的责任感,避免或减少短期批量查新时因突击而导致的工作失误。落实查新责任的具体办法是查新员自接受课题到完成课题由专人负责,责任到人。对未能如期完成查新任务,或因检索策略不当等导致重大漏检、误检,由查新员负责;审核员对所审课题负责,如查新报告发出后,出现质量问题由审核人负责。



教育部科技查新工作站(Z16)

                                                      2015年


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