首页本馆概况服务指南电子资源馆藏查询科技查新站教学与培训党建工会工作
您的位置: 首页>科技查新站>规章制度>正文

科技查新档案管理制度

时间:[2018-06-04]  来源:


科技查新档案管理是科技管理工作的重要组成部分。为使科技查新工作进一步科学化、规范化、标准化,加强科技项目查新咨询档案的管理,根据《科技查新规范》中查新档案管理的相关规定,特制定本档案保管制度。

一、科技查新档案分类

科技查新档案分为查新文书档案和查新项目档案两大类。

查新文书档案包括:上级下发给查新机构的各种有关查新的办法、规定、规范、细则等,查新机构制定的各种有关查新的规章制度,查新机构的年检材料和查新工作总结,查新项目登记簿,查新咨询专家数据库和有关业绩材料,以及查新人员在工作中所获成果、发表的著作和论文等有关资料。

查新项目档案包括:查新合同、查新报告、查新项目的主要科学技术资料、查新咨询专家的书面咨询意见、查新人员的工作记录等。

二、科技查新档案属机密性档案,须有固定的场所、专用保密文件柜和专用计算机,并由专人负责管理。

三、每一个查新项目的相关材料由该项目的查新受理人负责收集、整理、归档。查新完成之后,所有关于该项目的材料应当及时移交档案保管人员,档案保管人员应当建立档案登记簿,按照要求逐一清点验收、登记,并需经双方签字。

四、查新档案立卷保管。文书档案类按照年度归档,查新项目档案类按项目编号立卷,分别按一定标准装袋,专柜存放,并进入河南大学教育部科技查新工作站(Z16)电子文档存档。

查新项目电子文档按年度归档,归档时,应先建立年度科技查新电子档案文件夹,命名规则为:某某年度科技查新文件夹;在年度科技查新电子档案文件夹内建立本年度所完成的科技查新项目电子文档文件夹,一个查新项目建立一个文件夹,其命名规则为:查新报告编号(加空格)项目负责人或委托人姓名(加空格)单位名称。每个查新项目电子档案文件夹内的文档命名规则为:查新项目资料用查新报告编号(加空格)查新项目资料命名;查新报告用查新报告编号(加空格)查新报告命名;查新委托书用查新报告编号(加空格)科技查新委托书命名;查新报告附件资料用查新报告编号(加空格)查新报告附件命名。

查新项目电子文档的归档内容应与纸质查新项目档案归档的内容相对应,对用户提供的纸质材料,应及时整理并登记归档。

五、查新人员按档案管理部门要求,及时将查新项目的资料、查新合同、查新报告及其附件、查新咨询专家意见、查新员和审核员的工作记录等存档;并及时将查新报告登陆到国家查新工作数据库。

六、查新档案数据库应包括报告编号、项目名称、查新目的、查新范围、查新级别、委托人、委托人单位、邮政编码、联系电话、E-mail、通讯地址、委托日期、完成日期、查新员、审核员等数据。查新数据库为永久保存档案,查新报告为长期保存档案,一般保存五年。逾期档案予以销毁。销毁档案须经所在单位主管领导批准,并建立销毁登记。

七、近五年的查新咨询档案一律不外借。有关人员要查阅五年前的档案资料,须经查新工作负责人批准,办理查阅手续,查阅后应及时归还。查阅人员必须在指定地点查阅,不准在档案材料上圈点或写字,不得拆卷阅览。

八、查新档案应在查新站内部公开,以利互相学习,取长补短,并互相监督。查新档案是接受查新管理机构审查,评定和质询的文本,是查新机构发生法律纠纷时的文字证据,不能对外公开。

九、档案管理人员和其他有关人员必须本着高度负责的精神,严格遵守本档案保管制度,如出现档案遗失、泄密、损毁将追究当事人的责任并严肃处理。


                         教育部科技查新工作站( Z16)

                           2015年



上一条:科技查新保密制度

下一条:科技查新工作流程

关闭窗口

版权所有 河南大学图书馆